Правила проведения тендера

Уважаемые участники тендера!


     Просим Вас ознакомиться с правилами проведения тендера по выбору подрядной организации (поставщика) в Холдинге BI Group Development (далее – Холдинг):

    1. Участники тендера, зарегистрированные в «Базе данных поставщиков» Холдинга, а также иные компании, содержащиеся в базах данных Дивизионов Холдинга получают приглашения для участия на тендер, в виде SMS рассылки и/или телефонных звонков и/или уведомления на электронную почту. При этом, незарегистрированные компании, получившие приглашения и принявшие участие в тендере, обязаны зарегистрироваться в «Базе данных поставщиков» Холдинга до даты проведения тендера. Форму для регистрации в «Базе данных поставщиков», необходимо заполнить на сайте Компании «BI Group Development», во вкладке «Закупки», http://bi-group.kz/reg. В случае, если в дальнейшем Участник не зарегистрируется, то на вновь проводимые тендера он уже не приглашается.

     2. Тендер проводится в два этапа:
         • На первом этапе - квалификационном отборе, Дивизионы проводят проверку представленных Участниками документов на предмет их полноты и правильности подсчета объемов и стоимости работ/услуг/ТМЦ, а также отсутствия Участников в Едином реестре недобросовестных участников закупок Холдинга. В данный реестр вносятся компании имеющие факты ненадлежащего выполнения договорных обязательств перед компаниями Холдинга. Кроме того, Участники не должны иметь задолженности по налогам и другим обязательным платежам в бюджет.
         • По результатам квалификационного отбора, Дивизионы принимают решения о том, кто из Участников может быть допущен ко второму этапу – к проведению тендера и торгам. Председатель тендерной комиссии (Руководитель проекта или др.) вправе пригласить всех будущих участников тендера в одно время, для решения общих вопросов, возникших в ходе квалификационного отбора, касающихся предмета тендера, проектных документов, порядка его проведения и т.п. Запрещается допуск Участника на тендер, не прошедшего первый этап. Участники, прошедшие квалификационный отбор, уведомляются секретарем тендерной комиссии о времени и месте проведения тендера, не менее чем за 24 часа до его начала. Уведомление (приглашение) осуществляется посредством отправления приглашений, направляемых зарегистрированным поставщикам при помощи автоматической рассылки из базы данных 1С, и/или посредством электронной почты и/или телефонных звонков.

    3. Для участия в квалификационном отборе, Участнику предоставляется следующий пакет документов:
         • Техническое задание на тендер/Заявка на закупку материалов, работ, услуг;
         • Унифицированные формы коммерческих предложений в электронном виде;
         • Ресурсную ведомость, в которой указано количество материалов, ед. измерения, цена;
         • Проектная документация (при необходимости);
         • Памятка участника тендера;
         • Форма доверенности на представителя для участия в тендере;
         • Анкета поставщика/подрядчика

    4. Для регистрации в квалификационном отборе на объявленный тендер, не позднее чем за 2 рабочих дней до начала тендера, Участник предоставляет следующий перечень документов:
         • Юридическое лицо: копии Справки/свидетельства о государственной регистрации юридического лица, Устава, протокола/решения о назначении первого руководителя, справки с банка о расчетном счете, свидетельства о постановке на регистрационный учет по НДС, удостоверение личности первого руководителя; Индивидуальный предприниматель: копии свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, удостоверения личности, справки с банка о расчетном счете, свидетельства о постановке на регистрационный учет по НДС;
         • Доверенность на представителя Участника по форме, контактные данные представителя: номер городского и мобильных телефонов, адрес электронной почты, юридический и фактический адреса.
         • Коммерческое предложение, согласно условиям Технического задания, с расшифровкой стоимости материалов и СМР по отдельности, а также с указанием сроков выполнения СМР/поставки ТМЦ; коммерческие предложения предоставляются также в электронном виде.
         • Отзывы о качестве ранее выполнявшихся работ на объектах BI Group и иных строительных компаний, в том числе в других регионах; • Справка об отсутствии задолженности по налогам и обязательным платежам в бюджет. Документы могут быть представлены как в бумажном, так и в электронном виде;
         • Заполненная анкета поставщика/подрядчика
         • Видео-визитка о компании (не более 2 минут).
         • «Отчет об оценке имущества», пакет залогового имущества (движимое или недвижимое имущество), готовый к передаче организатору тендера в обременение, в случае если он будет признан победителем и предоставления ему аванса; оценка залога;

    5. При принятии решения об участии в тендере и подготовке коммерческого предложения, Участник должен учитывать следующие условия:
         • С подлежащей оплате Участнику суммы за выполненные и принятые работы/товары, удерживаются 3% генподрядных и 3% гарантийных платежей.
              1. Генподрядные платежи удерживаются в счет возмещения расходов Заказчика по обеспечению процесса строительства, в том числе, включая, но, не ограничиваясь: охрана объекта, оплата коммунальных услуг, вывоз мусора и т.п.
              2. Гарантийные платежи удерживаются на период действия гарантийного срока на выполненные работы/поставленные товары Участником. При этом, гарантийный срок составляет 3 года с момента ввода построенного объекта в эксплуатацию по акту государственной приемочной комиссии;
         • Участник должен неукоснительно соблюдать технику безопасности при выполнении работ. За нарушения техники безопасности Участник будет привлекаться к штрафным санкциям по Договору;
         • Участник обязан применять свою рабочую форму единого формата, либо форма может быть предоставлена Заказчиком с последующим удержанием ее стоимости с выполненного объема работ.
         • Участник может пользоваться скидками поставщиков материалов, оборудования и инструментов предоставленных ими для BI Group на основании заключенных меморандумов. Информацию о заключенных меморандумах и имеющихся скидках Участник может получить в коммерческом отделе Дивизиона, в коммерческом отделе Корпоративного центра Холдинга и на сайте компании BI Group www.bi-group.kz.
         • Участник должен обеспечить наличие необходимых инструментов, оборудования и расходных материалов для выполнения работ. В случае, если перечисленное будет предоставлено Заказчиком, то их стоимость будет удержана Заказчиком с выполненного объема работ;
         • Участник, осуществляющий строительство инженерных сетей, обязан обеспечить принятие их коммунальными службами и ввод в эксплуатацию по акту государственной приемочной комиссии. В случае выполнения Участником работ по устройству наружных магистральных сетей, то Участник обязан обеспечить принятие их на баланс соответствующими коммунальными службами;
         • По объектам, находящимся в зоне СЭЗ, все материалы, товары и оборудование принимаются по ставке НДС 0%, а работы по ставке НДС 12%.
         • Сотрудники субподрядной организации должны быть сертифицированы по программам Корпоративного Университета BI Group:
             - Инженерно-технические работники должны иметь сертификат BIG Engineеr Level 1
               50% ИТР в 2016-2017 году
               100% ИТР в 2017-2018 году
             - Руководители структурных подразделений должны иметь сертификат IPMA, уровень D
               50% руководителей в 2016-2017 году
               100% руководителей в 2017-2018 году
         • В случае выявления Тендерной комиссией картельного сговора между Участниками закупок, выражающегося в негласном соглашении Участников продавать материалы, работы или услуги по завышенной цене, тендер признается несостоявшимся, а лица участвовавшие в таком сговоре включаются в Единый реестр недобросовестных участников закупок Холдинга.
         • При заключении Договора если Сторонами будет принято решение о выплате Участнику закупок аванса в сумме свыше 1 000 000 (одного миллиона) тенге, Участник должен предоставить обеспечение исполнения обязательств в полной мере обеспечивающее сумму аванса, по усмотрению Руководителя проекта одним или несколькими видами/способами из следующих:
         • Банковская гарантия на сумму аванса с обязательным отправлением SWIFT подтверждения в обслуживающий банк Бенефициара. Требования к банковским гарантиям, принимаемым в качестве обеспечения, регламентированы Положением «О банковских гарантиях;
         • -высоколиквидное залоговое имущество; Оценку залога проводят аккредитованные BI Group оценочные компании: ТОО «Консалтинговая компания «Баланс» и ТОО «Столичное агентство оценки»;

    При необходимости, предоставляется также дополнительная гарантия - личная гарантия первого руководителя Поставщика/Подрядчика и/или учредителя/учредителей Поставщика/Подрядчика.

    Если сумма аванса выше стоимости залога, то предоставляется Личная гарантия директора, учредителя и их близких родственников.
    Стоимость залогового обеспечения (движимое и/или недвижимое имущество) должна на 40% превышать размер запрашиваемого аванса. В случае предоставления банковской гарантии, ее сумма должна быть равна сумме авансового платежа. Срок действия обеспечения обязательств, в том числе банковской гарантии, на сумму аванса по Договору, должен быть не менее срока окончания выполнения СМР, оказания услуг. При этом, погашение авансового платежа осуществляется на равной пропорциональной основе в течение всего срока выполнения работ на основании актов выполненных работ. Текст банковской гарантии, до ее подписания, должен быть в обязательном порядке согласован участником тендера с Дивизионом. В качестве залога может быть предоставлена кредиторская задолженность компаний Холдинга, при этом, соответственно, ее выплата будет приостановлена в пределах периода освоения авансового платежа.

    6. До начала тендера всем участникам дополнительно вручается экземпляр настоящей Памятки для ознакомления с правилами проведения тендера и правами участников. В соответствующем акте, участники тендера напротив наименований своих компаний, ставят росписи и указывают свои Ф.И.О на предмет ознакомления с Памяткой.

    7. В тендере должны принимать участие первые руководители Компании участников или представители, уполномоченные доверенностью для участия в тендере. До начала торгов, председатель или секретарь тендерной комиссии оглашает наименования компаний участников и их представителей.

    8. В случае, если участник, предложивший наименьшую сумму прибыл поздно или не смог прибыть на тендер, но заранее оповестил об этом членов тендерной комиссии, то Председатель тендерной комиссии вправе учитывать его предложение при определении победителя тендера. При этом, участие такого Участника может быть обеспечено посредством телефонного звонка либо иного вида связи.

    9. Участников тендера опрашивают на предмет получения для подготовки к тендеру всей необходимой информации, касающейся обсчета объема работ, своевременного уведомления о дате и времени проведения тендера.

    10. Уточняется вопрос все ли участники тендера являются плательщиками НДС.

    11. Озвучиваются предложения каждого участника по следующим вопросам:
         • наименования страны производителя материалов и оборудования, их качественных и количественных характеристик;
         • сроков выполнения работ/оказания услуг/поставки ТМЦ;
         • размера запрашиваемого аванса от стоимости материалов и оборудования или от стоимости материалов, оборудования и работ/услуг (если аванс возможен для данного тендера), возможность выполнения работ/услуг/поставки без выплаты аванса;
         • гарантийный срок на выполненные работы/услуги, материалы и оборудование;
         • наличие собственной или арендованной техники и механизмов;
         • наличие собственной рабочей силы и специалистов, имеющих необходимую квалификацию;
         • возможности предоставить обеспечение возврата авансового платежа и др.

    12. Озвучиваются две наименьшие суммы, после чего участник вправе:
         • оставить заявленную сумму без изменений;
         • скорректировать первоначально заявленную цену на любую сумму по своему усмотрению;
         • снизить цену в ходе торгов. Минимальный шаг торгов составляет:
            a) при сумме лота до 7 млн. тенге – минимальный шаг равен 200 000 тенге;
            b) при сумме лота от 7 млн. тенге до 30 млн. тенге – минимальный шаг равен 300 000 тенге;
            c) при сумме лота свыше 30 млн. тенге – минимальный шаг равен 500 000 тенге. Шаг торгов определяется по наименьшей заявленной цене. Указанные шаги тендера являются минимальными, и участники тендера вправе уменьшать первоначально заявленную ими цену более высокими суммами. Участники тендера вправе проголосовать за изменение минимального шага тендера.

    13. Для принятия решения об изменении первоначально заявленной цены участникам тендера предоставляется время, в течение которого, они могут производить необходимые расчеты, задавать уточняющие вопросы, выходить и осуществлять телефонные переговоры. В случае необходимости, участникам тендера предоставляются ручки, карандаши, бумага, калькулятор.

    14. По истечении времени, установленного Председателем тендерной комиссии, каждый участник обязан объявить о принятом решении – сохранении или изменении первоначально заявленной цены. В случае, если один из участников тендера объявит минимальную цену, но другие пожелают дополнительно снизить ее, то торги могут быть продолжены до момента пока кто-нибудь из участников тендера не объявит наиболее минимальную цену. Если один из участников озвучил свою окончательную цену, а другие участники продолжили торги, то первый участник имеет право в любое время снова вступить в торги и изменить свою цену. В случае, если после завершения тендера, кто-нибудь из участников пожелает снизить цену, то всем участникам тендера высылается SMS сообщение и предоставляется время для изменения цены.

    15. В случае, если минимально заявленная цена будет значительно выше сметной стоимости Заказчика, то тендер может быть признан несостоявшимся.

    16. В случае, если минимально заявленная цена будет значительно ниже сметной стоимости Заказчика и других предложений участников тендера, то Председатель тендерной комиссии вправе отказать в признании такого участника победителем тендера.

    17. Всем участникам тендера рекомендуется принимать участие до его окончания, по причине возможности изменения заявленных цен другими участниками тендера в последние минуты его проведения.

    18. В ходе торгов, участники могут задавать уточняющие вопросы касательно процедуры проведения тендера, предмета тендера, объемов, сроков, применяемых материалов и оборудования, стоимости СМР, залогов и т.п.

    19. Победитель тендера определяется на основании критериев, указанных в пункте 11 Памятки, при этом, минимальная заявленная сумма участника тендера не является основанием для определения победителя тендера. Кроме того, тендерная комиссия вправе при принятии решения о выборе победителя учитывать такой фактор, как систематическое участие Поставщика в тендерах Холдинга, в том числе и с малыми объемами.

    20. Договор о закупках должен быть подписан победителем закупок в течение 2 (двух) рабочих дней со дня получения проекта Договора. Договор залога должен быть зарегистрирован в течение 1 р.д у Нотариуса (3 р.д. в Департаменте Юстиции). В случае, если договора подряда/поставки/залога не будут подписаны победителем тендера в указанный срок, не по вине Дивизиона, то Дивизион вправе привлечь к выполнению работ и подписанию договора резервного победителя. В случае, если после проведения тендера победитель тендера будет включен в Единый реестр недобросовестных участников закупок Холдинга, то Дивизион вправе отказать ему в заключении договора, а если договор заключен, то расторгнуть его в одностороннем порядке, и привлечь резервного победителя. В случае отказа победителя закупок от заключения договора или ненадлежащего его исполнения, такой договор заключается с резервным победителем, занявшим второе место При отказе победителей закупок от заключения договора или ненадлежащего его исполнения/не исполнения, такие победители включаются в Единый реестр недобросовестных участников закупок Холдинга.

    21. Имена основного и резервных победителей тендера будут объявлены в течение 24 часов после его проведения посредством отправки писем по электронной почте и/или SMS сообщения на телефонные номера первых руководителей Участников (поставщиков), либо на телефонные номера представителей, участвовавших в тендере.

    22. Участники тендера, по истечении 3 (трех) рабочих дней после оглашения его итогов, вправе получить выписку из протокола. Выписка из протокола выдается только Начальником юридического отдела.

    23. Протокол тендера, в течение 3 (трех) рабочих дней с момента оглашения его итогов, размещается в системе 1С Документооборот Холдинга и является доступным для его обзора руководителями Корпоративного центра Холдинга, коммерческим отделом и службой экономической безопасности.

    24. Председатель тендерной комиссии вправе отменить торги и перенести их на другую дату, если будут установлены обстоятельства, существенно дополняющие его содержание либо препятствующие его проведению.

    25. В случае возникновения дополнительных вопросов по порядку участия и проведения тендера, участник может обратиться к секретарю тендерной комиссии Дивизиона.

    26. В случае несогласия с результатами тендера либо наличия замечаний или предложений по процедуре его проведения, участник, в течение 14 (четырнадцати) дней с момента его проведения, может обратиться к Генеральному директору Дивизиона.